Microsoft Exchange Server Mailbox Database White Space yada bilinen diğer ismi ile Microsoft Exchange Mailbox Available New Mailbox Space konusunu inceleyeceğiz.
Microsoft Exchange Server Mailbox Database mimarisi ESE (Extensible Storage Engine) mimarisi üzerine inşa edilmiş ve sürekli olarak büyümek üzere tasarlanmıştır.
Bu tanımlama Microsoft Exchange Server Database ‘için doğru yada yanlış diyebilir miyiz?
Bu tanımlamanın doğru yada yanlış olduğunu söyleyebilmemiz için Microsoft Exchange Mailbox Database White Space yada Microsoft Exchange Mailbox Available New Mailbox Space kavramlarını iyi bilmemiz gerekmektedir. Sonrasında yapmış olduğumuz bu tanımlamanın doğru yada yanlış olduğunu söyleyebiliriz.
Microsoft Exchange Mailbox Database White Space Makalesi içinde aşağıda ki bilgileri paylaşacağız.
1. Microsoft Exchange Mailbox Database White Space Nedir?
Microsoft Exchange Server için “Mailbox Database Available New Mailbox Space” bir Exchange Mailbox Database üzerinde yeni posta kutuları için kullanılabilir boş alanı gösteren bir değerdir.
Bu alan, genellikle bir posta kutusu silindiğinde, posta kutusu içinde ki veriler ve ekler silindiği zaman oluşur.
Microsoft Exchange Mailbox Database White Space
Silme işleminden sonra Exchange EDB dosyası fiziksel olarak yer kaplamaya devam etse de mantıksal olarak EDB üzerinde oluşan uygun alana Available New Mailbox Space yada White Space demekteyiz.
Exchange Mailbox Database üzerinde oluşan Available New Mailbox Space alanlarını görmek için Exchange Management Shell (EMS) kullanabiliriz.
Belirli bir Exchange Mailbox Database için Available New Mailbox Space alanını görmek isterseniz yukarıda ki komutu kullanabilirsiniz.
Makale başında yapmış olduğumuz tanımlamayı bir kez daha hatırlayalım ve doğru yada yanlış olduğunu yorumlayalım.
Microsoft Exchange Server Database mimarisi ESE (Extensible Storage Engine) mimarisi üzerine inşa edilmiş ve sürekli olarak büyümek üzere tasarlanmıştır.
Paylaşmış olduğumuz bu bilgiler ışığında bu tanımlama doğrudur diyebiliriz fakat Microsoft Exchange Server Mailbox Database White Space yada bilinen diğer ismi ile Microsoft Exchange Mailbox Available New Mailbox Space konusunu anlatabilmek için bu bilgiler yeterli değildir.
Bu tanımlamaya doğru diyebilmemiz için Exchange Server Mailbox Database üzerinde White Space nasıl oluştur, süreç nasıl işler bunları öğrenmeli ve White Space ‘in Microsoft Exchange Server performansına nasıl etki ettiğini, performans kayıplarını nasıl engelleyeceğimizi bilmeliyiz.
2. Microsoft Exchange Mailbox Database White Space Nasıl Oluşur
Mailbox Database Available New Mailbox Space oluşma süreci birden fazla etkene bağlıdır. White Space nasıl oluşur sorusuna cevap vermek için birkaç senaryo üzerinden sizlere açıklama yapalım.
2.1 Kullanıcı Mailbox Silme işlemi ile White Space oluşur
Exchange organizasyonu içinde 5 kişi işten ayrıldı ve Exchange yöneticisi olarak bu kullanıcıların posta kutuları sildi. Silme işleminden sonra Exchange Mailbox Database ‘nin küçülmesini bekleyebilirsiniz ancak veri tabanı boyutu aynı kalacak ve disk alanında yer açılmayacaktır.
Disk alanında yer açılmama nedeni Microsoft Exchange Server Database mimarisi ESE (Extensible Storage Engine) üzerine kurulmuştur ve sürekli olarak büyümek üzere tasarlanmıştır. Kullanıcı sildiğimiz zaman EDB dosya boyutunun fiziksel disk alanı üzerinde kaplamış olduğu alan azalmayacaktır.
Yukarıda paylaşmış olduğum komut ile Exchange organizasyonunda bulunan bir kullanıcının mailbox ‘ını disable duruma getirebilirsiniz.
2.2 Kullanıcı Mailbox Taşıma işlemi ile White Space oluşur
Exchange organizasyonu içinde bulunan kullanıcılar terfi aldı, departman değiştirdi ve bu kullanıcıları bir başka Exchange Mailbox Database üzerine Mailbox Move Request işlemi ile taşıdın.
Bir diğer örnek Office 365 Hibrid Migration projesi yapıyorsunuz ve kullanıcıları artık Exchange Online üzerinde çalıştırıyorsunuz.
Taşıma yaptığınız kullanıcı mailbox ‘ları Database01 üzerindeydi ve artık bu kullanıcı mailbox ‘ları bir başka Exchange Mailbox Database üzerinde yada bulutta barınmakta.
Database01 ‘in ufalmasını bekliyorsunuz fakat ufalmadı. Mailbox Move Request işlemleri bir Exchange Mailbox Database için kullanıcı silme işlemden farklı değildir ve EDB dosya boyutunun fiziksel disk alanı üzerinde kaplamış olduğu alan azalmayacaktır.
Yukarıda ki komut ile kullanıcı mailbox ‘ını Database02 ‘e taşıyabilirsiniz.
2.3 Kullanıcı Mailbox Temizleme işlemi ile White Space oluşur
Exchange organizasyonu içinde bulunan kullanıcılarımızdan bazıları büyük mailbox ‘lara sahip durumda. Bu kullanıcılarımız eski kullanıcılarımız olabilir ve şirket içinde bir arşivleme politikasına sahip değiliz. Bu kullanıcılarımız dan kullanıcı mailbox ‘ları üzerinde temizlik yapmalarını istedik ve onlarda geçmiş e-postaları ve onların eklerini sildiler.
Silme işlemi sonrasında Deleted Item klasörünü de ayrıca sildiler fakat bu işlem sonrasında kullanıcı posta kutuları ufalmış olsada EDB dosya boyutunun fiziksel disk alanı üzerinde kaplamış olduğu alan azalmayacaktır.
Yukarıda paylaşmış olduğum komut ile Exchange organizasyonu içinde bulunan kullanıcıların mailbox boyutlarını görebilirsiniz.
2.4 Kullanıcı Mailbox Arşivleme işlemi ile White Space oluşur
Exchange organizasyonu içinde bulunan kullanıcılarımız Exchange Mailbox ‘larını bir file Server gibi kullanıyor, bir iş akış portalı gibi kullanıyor, bir veri ambarı gibi kullanıyorlar.
Evet, bunu istemiyoruz fakat bu türde kullanım senaryoları gerçek hayatta çok var. Her ne kadar bizler Exchange Server bir veri ambarı değil, e-posta gönderen ve alan bir sistem olarak tasarlasak da söylesek de kullanıcılarımız bu çalışma şeklinden vazgeçmiyorlar.
Exchange Server ‘in artık public folder mimarisi tarih olsa bile bu türde ihtiyaçlar için Onedrive ve Sharepoint gibi iş akış portalları kullanılsa da kullanıcılarımız bu ihtiyacı Exchange Mailbox ‘larında yapmaya devam ediyor ve devam edecek gibi de gözükmekte.
Bu senaryoda, bir önce ki bölümde olduğu gibi kullanıcılarımızdan büyük postalarını, onların eklerini, geçmiş postalarını da silmesini isteyemiyoruz yada isteklerimiz sonuçsuz kalıyor ve yada kullanıcılarımız bu görevi yapmıyor.
Bu gibi problemler ve eski postaların önem arz ettiği kurumlar için Exchange Mailbox Database ‘leri üzerinde Arşivleme çözümleri geliştirilmiştir.
Bu arşivleme çözümleri kimi zaman büyüyen Exchange Mailbox Database ‘lerin optimizasyonu için kullanılırken çoğu kez de Regülasyon ve uyum yasaları için kullanılmaktadır.
Exchange Mailbox Database üzerinde yapmış olduğumuz Arşivleme işlemleri de White Space oluşturur fakat EDB dosya boyutunun fiziksel disk alanı üzerinde kaplamış olduğu alan azalmayacaktır.
3. Microsoft Exchange Mailbox Database White Space Süreci
Microsoft Exchange Mailbox Database White Space Nasıl Oluşur bölümünde bir White Space yada Available New Mailbox Space nasıl oluşur bunları paylaştık. Bu örneklerden anladığımız gibi bir Exchange Mailbox ‘ı hiç bir zaman için azalmaz.
Zaten mimarisinde ki ismi de bunu doğrulamakta. ESE mimarisi Extensible Storage Engine üzerine tasarlanmıştır ve sürekli büyümek üzere hazırlanmış bir mimaridir.
Bu süreçte bir zamana bağlıdır. İkinci bölümde verdiğimiz örneklerde ki gibi bir posta kutusunu sildiniz, yada onu taşıdınız yada bir arşivleme sürecini tamamladığınız zaman White Space yada Available New Mailbox Space hemen oluşmaz.
Exchange Mailbox Database üzerinde White Space oluşması da bir süreye bağımlıdır ve bizlerde bu süreye exchange mailbox retention range demekteyiz. Bu retention range süresi de kullanıcı posta kutusu ve Exchange Mailbox olarak iki farklı süreye bağlıdır.
Exchange organizasyonu içinde bulunan Exchange Mailbox Databaseleri için retention range süresini görmek için yukarıda ki komutu kullanabilirsiniz.
Exchange organizasyonu içinde bulunan Exchange User Mailbox için retention range süresini görmek için yukarıda ki komutu kullanabilirsiniz.
Exchange Server Retention Range süresi varsayılan değerde 14 gün olup ihtiyaçlarımıza bağlı olarak 30 gün ve üzerine çıkartabiliriz.
Exchange Server üzerinde tanımlanan ve varsayılan olarak silinen posta kutularını belirli bir süre (örneğin, 30 gün) geri getirebilmek için saklar ve saklama süresi dolunca veya online maintenance yapıldığı zaman Exchange Database bu alanı white space alan olarak işaretler.
4. Exchange Mailbox Database White Space Problemleri
Exchange Mailbox Database White Space, Exchange veri tabanında kullanılan ama artık aktif posta kutularına ait olmayan boş alanı ifade eder. Yani, posta kutuları veya e-postalar silindiğinde, bu alan fiziksel olarak veri tabanından hemen çıkarılmaz, ancak “kullanılabilir boş alan” olarak işaretlenir.
White Space ≠ Disk’te Boş Alan
Uyarımızı burada yapalım ve Exchange Mailbox Database üzerinde White Space alanı ne kadar büyükse ilgili veri tabanı o kadar probleme gebedir. Bu problemleri aşağıda ki başlıklarda örnekleyebiliriz.
4.1 Veri tabanı Boyutu Gereksiz Büyür
Kullanıcılar veya posta kutuları silinse bile, veri tabanı boyutu küçülmez. Örneğin, 100 GB’lık bir veri tabanında 40 GB White Space varsa, veri tabanı hala 100 GB görünür, ama efektif olarak 60 GB doludur.
Yeni veriler için bu alan kullanılabilir olsa da diskte boş alan kazanılmaz ve bu büyüklükte Exchange Mailbox Database ‘nin hantal olarak çalışmasına neden olur.
4.2 Disk Alanı Sorunları Oluşabilir
Exchange Mailbox Databsse diskte gereksiz yere büyük alan kaplar. Yeni mailbox eklediğinde yada kullanıcı mailbox ‘ı zaman içinde gelen-gönderilen e-postalar ile büyüdüğünde gerçek boş alan yerine White Space alan kullanılır. Bu kullanım da önceden işlenmiş, kullanılmış bir alan olduğu için kullanıcı mailbox ‘ı verimli çalışmaya bilir, kullanıcı mailbox seviyesinde problemler oluşabilir. White Space alan kullanımı Kullanıcı mailbox bozulmalarına neden olmaktadır.
Ayrıca, white space alanına güvenip, yeni verilerin bu alana yazılacağını düşünürsek ve bu alan da dolarsa fiziksel disk alanı üzerinde tükenme riski oluşacaktır ve yetersiz disk alanı oluştuğu zaman Exchange Mailbox Database hizmet veremeyecek ve dismount olacaktır.
4.3 Yedekleme (Backup) ve Restore İşlemleri Yavaşlar
Backup ve restore işlemleri yavaşlar çünkü gereksiz büyük bir veri tabanı yedeklenmek zorunda kalır. Büyük White Space alanı, gereksiz büyük yedekleme dosyalarına neden olur.
Örneğin, aktif verin sadece 50 GB ama Exchange Mailbox Database 150 GB ise, her seferinde 150 GB yedek alırsın. Disaster Recovery (felaket kurtarma) süreçleri gereksiz yere uzar çünkü Exchange büyük bir dosyayı işlemek zorunda kalır.
4.4 Performans Sorunları (Daha Fazla Disk Girişi/Çıkışı – IOPS Artışı)
Exchange, White Space’i öncelikli olarak kullanır ama bu alanın dağınık olması diskin daha fazla okuma/yazma işlemi yapmasına neden olur. Büyük White Space, Exchange’in okuma-yazma optimizasyonlarını bozabilir ve gecikmelere neden olabilir ve özellikle SSD diskler için de gereksiz aşınmaya neden olur.
Exchange Performance Monitor (PerfMon) kullanarak Database Read/Write latencies kontrol edilebilir. #azure monitor etiketi ile paylaşmış olduğumuz makale ve ve video eğitim içeriklerinde izleme işlemlerinin nasıl yapılacağını sizlere paylaşmış ve bu seri içinde yer alan #Exchange Performance Counters makale ve video eğitim içeriklerinde Exchange Server özelinde izleme çözümlerini sizlere aktarmıştık.
Event Viewer’da (Uygulama Günlükleri) disk performansına dair hata mesajları olup olmadığı kontrol edilebilir.
5. White Space Problemlerini Çözmek İçin Ne Yapılabilir?
Exchange Server Mailbox Database üzerinde oluşan White Space problemleri genellikle performans problemlerine neden olmaktadır. Takip edilmediği zaman EDB dosya formatının bozulmasını, kullanıcı mailbox erişimlerinde problemlere neden olacaktır.
Exchange Server Mailbox Database üzerinde White Space problemleri oluşmaması için proaktif hizmetler kapsamında yapmış olduğumuz ve #Exchange Server Optimization etiketi ile hazırlamış olduğumuz makale ve video eğitim içeriklerine bakabilirsiniz.
5.1 Exchange Server Mailbox Database Online Maintenance
Exchange Mailbox database üzerinde Online Maintenance özelliğinin planlanması ve gece otomatik bakım işleminin çalışması önemlidir. Bu görevler White Space’i optimize eder.
Exchange Database Maintenance Schedule
Bunu hızlandırmak için kullanıcı özelinde problemler yaşıyorsak aşağıda ki EMS user mailbox özelinde çalıştırabilirsiniz.
5.2 Mailbox Retention Süresini Optimize Etmek
Mailbox Retention Süresini Optimize Etmek gerekmektedir. Bu süre ne çok sık nede çok seyrek olmalıdır. Aslında yapmış olduğumuz göreve bağlı olarak kullanıcı silme, kullanıcı mailbox özelinde yaptığımız mailbox move request işlemleri, mailbox arşivleme çalışmalarına göre bu süreleri belirlemeliyiz.
Mailbox Retention Süresi için tek düzey bir süre yoktur ve bu sebeple 14 Gün varsayılan süre olarak genel kabul görmüş süreyi bizlere vermektedir. Yapılan işlemlere göre 30 ve 45 günlük sürelerde verilebilmektedir ki bu süreler işleme ve Exchange Mailbox Database boyutuna bağlı olarak karar verilmelidir.
Exchange Server Retention Range makalesi içinde daha detaylı bilgilere sahip olabilirsiniz.
5.3 Offline Defragmentation
Exchange Server Mailbox Database üzerinde yapılan Offline Defragmentation (Çevrimdışı Boşluk Sıkıştırma), veri tabanında gereksiz yere kullanılan boş alanları temizlemek ve fiziksel boyutunu küçültmek için yapılan bir işlemdir.
Exchange Server,otomatik olarak veritabanı boyutunu küçültmez! Mailbox veya e-postalar silindiğinde, bu alan boş (white space) olarak işaretlenir ama veritabanı fiziksel olarak küçülmez.
Yukarıda paylaşmış olduğum Eseutil /D komutu kullanılarak boş alanlar kaldırılır ve veritabanı sıkıştırılır. Fakat bu işlem için Exchange Mailbox Database ‘nin dismount olması gerekmektedir ve hizmet kesintisi sonrasında oluşur. Bu işlemin süresi de Exchange Mailbox Database boyutuna bağlı olarak değişeceği için çok fazla önerilen bir çalışma değildir.
Exchange Mailbox Database Offline Defragmentation makalesi içinde daha detaylı bilgilere sahip olabilirsiniz.
5.4 Yeni Mailbox’ları White Space Olan Database’e Taşımak
Bizler, bir Exchange Mailbox Database içinden bir başka Exchange Mailbox Database ‘e posta kutusu taşıdığımız zaman kaynak Exchange Mailbox Database içinde White space oluşur. Bu alan daha önce kullanılmış bir alandır.
Taşıma işlemlerini eğer çok fazla yaptıysak yada bir Exchange Mailbox Database içinde çok fazla büyük miktarda White Space var ise yeni kullanıcıları burada açabilir yada diğer Exchange Mailbox Database içinde bulunan diğer kullanıcı mailbox larını White Space değeri uygun veri tabanına taşıyarak optimizasyon yapabiliriz.
#mailbox-move-request etiketi altında bu konu için birden fazla senaryoyu sizlere paylaşmıştık ve bu işlemler için bu etiket çatısı altında bulunan makaleleri inceleyebilirsiniz.
Ama unutmayalım, White Space alanı önceden işlenmiş, kullanılmış bir alan olduğu için kullanıcı mailbox ‘ı verimli çalışmaya bilir, kullanıcı mailbox seviyesinde problemler oluşabilir.
Özet ile, Exchange Mailbox Database üzerinde White Space Büyük Olursa etkili kullanım olmaz ve gereksiz büyük bir veri tabanı ve yavaş yedekleme süreçleri, kullanıcı mailbox problemleri ile uğraşmak durumunda kalırız. Disk alanı yönetimi zorlaşır, gereksiz büyük dosyalar ile uğraşmak durumunda kalırız.
Performans sorunları yaşanabilir, özellikle yoğun disk işlemlerinde gecikmelere neden olabilir.
Exchange Server Mailbox Database üzerinde White Space problemleri oluşmaması için proaktif hizmetler kapsamında yapmış olduğumuz ve #Exchange Server Optimization etiketi ile hazırlamış olduğumuz makale ve video eğitim içeriklerine bakabilirsiniz.
6. Exchange Mailbox Database White Space Boyutu Nasıl görebilirim
Microsoft Exchange Mailbox Database White Space makalesi içinde birçok Exchange Management Shell ‘i sizler ile paylaştık ve bu bölümde özet bilgiyi sizlere paylaşmak istiyorum.
1. Microsoft Exchange Mailbox Database White Space Nedir? bölümünde sizlere bir Exchange Management Shell paylaşmış ve bu komut ile Exchange organizasyonu içinde bulunan Exchange Mailbox Database ‘lerinin sahip olduğu White Space boyutunu nasıl görebileceğinizi sizlere örneklemiştim.
Fakat Exchange organizasyonu büyüdüğü zaman, Exchange Mailbox Database boyutları farklılık gösterdiği zaman, kimi Database GB boyutunda kimi Database MB boyutunda ve istemesekte bazıları TB boyutuna varabilmekte.
Bu türde ki Exchange kuruluşlarında bu temel komut yetersiz kalabilecek ve bazı durumlarda bu komut çıktısı boş olarak geri dönebilecektir.
Bu türde büyük Exchange kuruluşları için aşağıda ki Exchange Management shell kullanışlık olacaktır. Bu komut biraz büyük olsa da sahip olduğunuz Exchange Server kuruluşu büyük ise talebinizi bu komut karşılayacaktır.
Büyük Exchange Mailbox Database ‘ler üzerinde bunun sebebi, Exchange’in DatabaseSize ve AvailableNewMailboxSpace değerlerini formatlı string olarak döndürmesi ve bazı sayıları yanlış ayrıştırmamız olabilir.
Çözüm üretilmiş Exchange Management Shell komutunu aşağıda bulabilirsiniz.
Bu güncellenmiş Exchange Management Sehll ile
- GB ve MB cinsinden değerleri otomatik algılar ve doğru formatta gösterir
- MB cinsinden olan database’leri artık doğru şekilde gösterir
- Noktaları yanlış yerleştirme sorununu çözer (
10.972.186.05 GByerine10.97 GB). - Gereksiz karakterleri temizler ve okunabilir hale getirir
- Tüm Exchange sürümleriyle uyumlu çalışır.
Hazırlamış olduğumuz bu Exchange Management Shell ‘i CSV export etmek için aşağıda ki komutu kullanabilirsiniz.
C:\script\ExchangeMailboxDatabaseWhiteSpace.csv olarak kaydetmektedir. Eğer C:\script klasörü yoksa, otomatik olarak oluşturuluyor. Ayrıca UTF-8 formatında export yaparak Türkçe karakterleri destekliyor.
