Exchange Server Retention Policy Tags

Exchange Server Retention Policy Tags (Saklama Etiketleri) Messaging Records Management (MRM) sürecinin temel bileşenlerinden biridir ve Exchange Server’da e-posta öğelerinin yönetilmesini sağlayan etiketlerdir.

Bu etiketler, belirli bir öğe türünün ne kadar süreyle saklanacağını ve sonrasında ne yapılacağını belirler. Retention Tags, e-posta öğelerinin saklama süresini ve sonraki işlem (silme, arşivleme vb.) adımlarını tanımlar.

Exchange Server Retention Policy Tags makalesi içinde aşağıda ki bilgilere ulaşacaksınız.

1. Exchange Server Retention Tags Nedir?

Exchange Server Retention Policy Tags, belirli bir e-posta öğesine uygulanan ve o öğenin saklanma süresini ve süresi dolduğunda yapılacak işlemi belirleyen bir etikettir.

Retention Policy, farklı Retention Tag’leri bir araya getiren ve posta kutularına uygulanan genel politikadır.

Örneğin, bir e-posta öğesinin 30 gün boyunca saklanması ve ardından silinmesi gerektiği bir durum, bir retention tag ile yönetilebilir.

Örnek: Bir şirket, aşağıdaki Retention Tags ’leri içeren bir Retention Policy oluşturabilir

• Gelen Kutusu: 2 yıl sonra sil.
• Gönderilmiş Öğeler: 3 yıl sonra arşivle.
• Genel Saklama Kuralı: Tüm öğeler 5 yıl sonra silinsin.

Bu Retention Policy üç farklı Retention Tag içeren tek bir Retention Policy içinde toplanır ve tüm çalışanlara uygulanır.

Farklarını özetlediğimiz aşağıda ki tabloyu inceleyebilirsiniz.

Özetle, Exchange Server Retention Policy Tags spesifik kuralları belirler, Retention Policy ise bunları birleştirerek genel bir saklama stratejisi oluşturur

Exchange Server kuruluşunda Retention Tag ‘leri kullanarak, belirli öğelere farklı saklama politikaları ve aksiyonlar atayabilirsiniz. Bu etiketler, tüm posta kutusu öğeleri (örneğin, gelen kutusu, silinen öğeler, arşiv kutuları) veya belirli öğe türleri (sadece silinen öğeler veya yalnızca arşivlenen öğeler gibi) üzerinde uygulanabilir.

Retention Tags, öğelerin ne kadar süre saklanacağını ve bu sürenin sonunda ne olacağını belirler.

• Default Policy Tag (DPT): Varsayılan olarak tüm posta kutusuna uygulanır. Örneğin tüm öğeleri 5 YIL sonra sil diyebiliriz.
• Retention Policy Tag (RPT): Belirli sistem klasörlerine (Gelen Kutusu, Gönderilmiş Öğeler vb.) uygulanır. Örneğin Gelen Kutusu’ndaki e-postaları 2 yıl sonra sil diyebiliriz.

Exchange Organizasyonu içinde bulunan Retention Tag ‘ları görmek için Exchange Control Panel \ Compliance Management \ Retention Tag yolunu izleyebilirsiniz.

Yukarıda paylaşmış olduğum komut ile Exchange Organizasyonu içinde bulunan Retention Tag ‘ları listeleyebilirsiniz.

Yukarıda paylaşmış olduğum Exchange Management Shell ile belirli bir Retention Tag içeriğini, detaylarını görebilirsiniz.

2. Retention Tag Temel Özellikleri Nelerdir?

Exchange Server Kurulum işlemi ile oluşan varsayılan Retention Tag ‘ler herhangi bir Retention Policies ‘i bağlı durumda değildir. Yukarıda paylaşmış olduğum Retention Tag ‘ler kullanılmak için hazır beklemektedir.

Kullanıcının özel klasörlere ve tek tek öğelere kişisel etiketler atamasına izin vermek için Retention Tag kullanabilmekteyiz.

Exchange Server kuruluşu için yeni bir Retention Tag oluştururken Exchange Control Paneli kullanabiliriz. ECP üzerinden oluşturacak olduğumuz Retention Tag ‘de Retention Period ve Retention Action belirleyebilirken, uygulama türünü belirleyemeyiz.

Eğer, bir Retention Tag ‘in uygulama içeriğini yani oluşturulan Retention Tag ‘in sadece Gelen kutusu, Giden kutusu, silinmiş öğeler gibi belirli bir hedef için oluşturulmasını yada düzenlenmesini isterseniz ECP arayüzü bu talep için yetersiz olacak ve bu ihtiyaç için Exchange Management Shell ‘i kullanmanız gerekecektir.

2.1 Retention Tags Temel Özellikleri

Retention Tag’leri kullanarak, belirli öğelere farklı saklama politikaları ve aksiyonlar atayabilirsiniz. Bu etiketler, tüm posta kutusu öğeleri (örneğin, gelen kutusu, silinen öğeler, arşiv kutuları) veya belirli öğe türleri (sadece silinen öğeler veya yalnızca arşivlenen öğeler gibi) üzerinde uygulanabilir.

2.2 Retention Period (Saklama Süresi)

Bir e-posta öğesinin ne kadar süreyle saklanacağını belirler. Örneğin, 30 gün, 1 yıl, 5 yıl vb değerleri Retention Period içinde belirleyebilmekteyiz.

2.3 Retention Action

Saklama süresi dolan öğeler için yapılacak işlemleri belirler. En yaygın aksiyonlar şunlardır:

• Delete (Silme): E-posta öğesinin silinmesi.
• MoveToArchive (Arşivlemeye Taşıma): E-posta öğesinin arşiv kutusuna taşınması.
• PermanentlyDelete (Kalıcı Silme): E-posta öğesinin kalıcı olarak silinmesi.

2.4 Uygulama Türü

Retention tag’leri belirli öğe türlerine uygulanabilir. Bu öğe türleri şunlardır:

• All: Tüm öğe türleri (Gelen kutusu, silinen öğeler, vb.).
• DeletedItems: Silinen öğeler için.
• Inbox: Gelen kutusundaki öğeler için.
• SentItems: Gönderilen öğeler için.
• Calendar: Takvim öğeleri için

Bir veya daha fazla retention tag’ini bir Retention Policy altında gruplayarak, bu politikanın belirli bir kullanıcıya veya tüm organizasyona uygulanmasını sağlayabilirsiniz.

3. Retention Tag Nasıl Oluşturulur?

Exchange Server üzerinde Retention Tag oluşturmak için Exchange Control Panel kullanılabildiği gibi Exchange Management Shell ‘de kullanılabilmektedir. Benim kullanım tercihim Exchange Management shell olup ECP üzerinde ki sınırlı uygulamanın ötesinde geniş kullanım alanını bizlere sunmaktadır.

Retention Tag (RPT), Exchange Server’da e-posta öğelerinin ne kadar süreyle saklanacağı ve saklama süresi sonunda ne yapılacağına dair kuralları belirleyen etiketlerdir. Bu tag’ler, e-posta öğeleri için saklama süresini yönetir ve Retention Policies aracılığıyla uygulanır.

Aşağıda, farklı senaryolara uygun Retention Tag oluşturma komutları bulunmaktadır:

3.1 Tüm E-posta Öğeleri İçin 1 Yıl Saklama ve Arşivleme

Bu komut, tüm e-posta öğelerinin 1 yıl boyunca saklanmasını ve ardından arşivlenmesini sağlar

• Name: Retention Tag’in adı (“1 Year Archive All”).
• Type: All tipi, tüm e-posta öğeleri için geçerli olduğunu belirtir.
• RetentionEnabled $true: Saklama özelliğini etkinleştirir.
• AgeLimitForRetention 365: 365 gün (1 yıl) sonra e-posta öğelerinin arşivlenmesini sağlar.
• RetentionAction MoveToArchive: 1 yıl sonra öğeler arşivlenir.

3.2 30 Gün Sonra E-posta Silme (Yalnızca Gelen Kutusu için)

Bu komut, Inbox klasöründeki öğelerin 30 gün sonra silinmesini sağlar

• Name: Retention Tag’in adı (“30 Days Delete Inbox”).
• Type: Personal tipi, yalnızca kullanıcının posta kutusundaki öğelere uygulanır.
• RetentionAction DeleteAndAllowRecovery: Öğeleri siler ancak geri getirilebileceği bir süre boyunca (soft delete) korur.
• FolderScope Inbox: Bu tag yalnızca Inbox klasörü için geçerli olur.

3.3 1 Yıl Saklama ve Ardından Silme

Bu komut, öğelerin 1 yıl boyunca saklanmasını ve 1 yıl sonra silinmesini sağlar.

• Name: Retention Tag’in adı (“1 Year Delete”).
• Type: All tipi, tüm e-posta öğeleri için geçerlidir.
• RetentionAction Delete: Öğeler 1 yıl sonra silinir.

3.4 Yalnızca Silinmiş Öğeler İçin Saklama (Deleted Items)

Bu komut, Deleted Items klasöründeki öğelerin belirli bir süre saklanmasını sağlar ve ardından silinmelerini engeller

• Name: Retention Tag’in adı (“Deleted Items Retention”).
• Type: DeletedItems tipi, yalnızca Deleted Items klasöründeki öğeler için geçerli olur.
• RetentionAction PermanentlyDelete: Öğeler kalıcı olarak silinir (geri getirilemez).

3.5 3 Yıl Sonra Silme (Tüm E-posta Öğeleri İçin)

Bu komut, tüm e-posta öğelerinin 3 yıl boyunca saklanmasını ve ardından silinmesini sağlar

• Name: Retention Tag’in adı (“3 Year Delete All”).
• -Type: All tipi, tüm e-posta öğeleri için geçerlidir.
• -RetentionAction Delete: Öğeler 3 yıl sonra silinir

3.6 Yalnızca Gönderilen Öğeler İçin Arşivleme

Bu komut, Sent Items klasöründeki öğelerin 2 yıl boyunca saklanmasını ve ardından arşivlenmesini sağlar.

• Name: Retention Tag’in adı (“2 Year Archive Sent Items”).
• Type: Personal tipi, yalnızca kullanıcının kendi posta kutusundaki öğelere uygulanır.
• RetentionAction MoveToArchive: Öğeler 2 yıl sonra arşivlenir.
• FolderScope SentItems: Bu tag yalnızca Sent Items klasörü için geçerli olur.

3.7 E-posta Öğelerinin Sonsuza Kadar Saklanması

Bu komut, öğelerin silinmemesini ve sonsuz bir süre boyunca saklanmasını sağlar.

• Name: Retention Tag’in adı (“Forever Retain”).
• Type: All tipi, tüm e-posta öğeleri için geçerlidir.
• RetentionAction NeverDelete: Öğeler asla silinmez, sonsuza kadar saklanır.

3.8 90 Gün Sonra E-posta Arşivleme ve Silme

Bu komut, öğelerin 90 gün boyunca saklanmasını ve ardından arşivlenip silinmesini sağlar.

• Name: Retention Tag’in adı (“90 Days Archive and Delete”).
• Type: All tipi, tüm e-posta öğeleri için geçerlidir.
• RetentionAction MoveToArchiveThenDelete: Öğeler önce arşivlenir, ardından silinir.

Yukarıdaki Exchange Management Shll komutları farklı kullanım senaryolarına göre Retention Tags oluşturmak için örneklerdir. Bu tag’ler, Exchange Server’daki posta kutularına uygulanarak, öğelerin saklama süreleri ve işlem türleri üzerinde tam kontrol sağlar. Retention Policies ile birleştirildiğinde, organizasyonun veri yönetim politikalarını uygulamak için güçlü bir araç haline gelir.

4. Retention Policy Bir kullanıcıya nasıl bağlanır

Exchange Server üzerinde oluşturmuş olduğunuz bir Retention Policy ‘yi bir Exchange Mailbox Database ‘e doğrudan atayamazsınız, çünkü Retention Policies kullanıcı seviyesinde atanır, database seviyesinde değil.

Ancak, belirli bir database üzerindeki tüm kullanıcıların posta kutularına otomatik olarak belirli bir Retention Policy’yi atamak için aşağıdaki yöntemleri kullanabilirsiniz.

4.1 Retention Policy belirli bir kullanıcıya atamak

Exchange organizasyonu içinde oluşturmuş olduğumuz bir Retention Policy ‘i birden fazla kullanıcıya bağlayabiliriz. Fakat, bir kullanıcıya sadece bir adet Retention Policy bağlayabilmekteyiz. Aşağıda ki adımlarda Exchange kuruluşu içinde bulunan bir kullanıcıya Retention Policy nasıl bağlanır adımları paylaşılmıştır.

4.1.1 Exchange Admin Center (EAC) Üzerinden Atama

Exchange Server’da bir Retention Policy’yi belirli bir kullanıcıya atamak için ECP yönetim arayüzünü kullanabilirsiniz.

Exchange Server yönetici hesabı ile ECP arayüzüne giriş yaptıktan sonra Recipients bölümünden Retention Policy ‘i bağlayacak olduğunuz kullanıcının Mailbox features bölümünü açıyoruz ve bu bölümde Retention Policy özelliğini aktif edip bağlamak istediğimiz Retention Policy ‘i seçiyoruz.

4.1.2 Exchange Management Shell ile Retention Policy Atama

Exchange Management Shell kullanarak bir Retention Policy’yi kullanıcıya bağlamak için aşağıdaki komutu kullanabilirsiniz

4.1.3 Birden Fazla Kullanıcıya Retention Policy Atama

Oluşturmuş olduğunuz bir Retention Policy’yi birden fazla kullanıcıya atamak istiyorsanız Exchange Management Shell kullanmanız gerekmektedir.

Yukarıda paylaşmış olduğum Exchange Management Shell komutu ile Exchange organizasyonu içinde bulunan bütün kullanıcılara 7YılSaklama isimli Retention Policy ‘i bağlayabilirsiniz.

4.1.4 Database içinde bulunan kullanıcılara Retention Policy Atama

Exchange Retention Policy ‘ler Exchange Mailbox Database doğrudan bağlanamaz. Exchange Management Shell komutlarını kullanarak belirli bir Exchange Mailbox Database içinde bulunan kullanıcılara aynı Retention Policy ‘i bağlayabiliriz.

Yukarıda paylaşmış olduğum Exchange Management Shell komutu ile Exchange organizasyonu içinde bulunan Database01 içinde ki bütün kullanıcılara 7YılSaklama isimli Retention Policy ‘i bağlayabilirsiniz.

4.1.4 Departman içinde bulunan kullanıcılara Retention Policy Atama

Exchange Retention Policy ‘ler Departman bazlı doğrudan bağlanamaz. Exchange Management Shell komutlarını kullanarak belirli bir departman içinde bulunan kullanıcılara aynı Retention Policy ‘i bağlayabiliriz.

Yukarıda paylaşmış olduğum Exchange Management Shell komutu ile Exchange organizasyonu içinde bulunan Finans Departmanı içinde ki bütün kullanıcılara 7YılSaklama isimli Retention Policy ‘i bağlayabilirsiniz.

4.1.5 Kullanıcıya Atanan Retention Policy Kontrol Etme

Oluşturmuş olduğunuz Retention Policy ‘nin kullanıcılara uygulanıp / uygulanmadığını kontrol etmek için Exchange Management Shell ‘i kullanabilirsiniz.

Yukarıda paylaşmış olduğum Exchange Management shell ile fatih kullanıcısına atanan Retention Policy ‘i görebilirsiniz.

4.1.6 Bütün Kullanılara Atanan Retention Policy Kontrol Etme

Exchange organizasyonu içinde bulunan bütün kullanıcılara uygulanan Retention Policy ‘leri görmek için yukarıda ki Exchange Management Shell ‘i kullanabilirsiniz.

4.1.7 Bir kullanıcıya birden fazla Retention Policy bağlamak

Exchange Server’da bir kullanıcıya aynı anda birden fazla Retention Policy atanamaz. Bir kullanıcının posta kutusu yalnızca tek bir Retention Policy’ye sahip olabilir. Ancak, farklı Retention Tags (Saklama Etiketleri) içeren bir Retention Policy oluşturup, bu politikayı kullanıcıya atayarak farklı saklama kurallarını aynı anda uygulayabilirsiniz.

Örnek olarak Eğer mevcut bir Retention Tag yoksa yukarıda paylaşmış olduğum Exchange Management Shell örneğinde ki gibi  yeni etiketler oluşturabilirsiniz. Bu yeni Retention Tags Gelen Kutusundaki e-postaları 3 yıl sonra arşivleme özelliğine sahip olacak.

Şimdi ise ikinci bir Retention Tag oluşturuyorum ve bu yeni etiket de Silinmiş Öğeleri 1 yıl sonra kalıcı olarak silme işlemini yerine getirecek.

Yukarıda oluşturmuş olduğum bu iki yeni Retention Tag için yeni bir Retention Policy olutşurmak için aşağıda ki Exchange Management Shell ‘i kullanıyorum.

Yukarıda oluşturmuş olduğum ÖzelSaklamaPolitikası isimli yeni Retention Policy içinde yukarıda oluşturmuş olduğum 3 yıl sonra arşivleme ve Silinmiş Öğeleri 1 yıl sonra kalıcı olarak silme Retention Tag ‘larını kapsamakta.

Bir önce ki komutta yeni oluşturmuş olduğum iki adet yeni Retention Tag ‘i tekrardan yeniden oluşturmuş olduğum Retention Policy ‘i içine bağladım. Eğer, kullanıcılara bağlı bulunan bir Retention Policy varsa ve bu policy ‘e bu iki yeni Retention Tag ‘i bağlamak istersem yukarıda ki Exchange Management Shell ‘i kullanabiliriz.

Paylaşmış olduğumuz Exchange Management Shell komutlarının özetine aşağıda ki tabloda görebilirsiniz.

5. Retention Policy Bağlantılarını nasıl görebilirim

Exchange Server kuruluşunda oluşturmuş olduğunuz Exchange Server Retention Policy Tags hangi kullanıcıya ve hangi database’e uygulandığını görmek için aşağıdaki yöntemleri kullanabilirsiniz

4.1 Kullanıcıya Atanan Retention Policy’yi Görüntüleme

Aşağıdaki Exchange Management Shell komutu ile belirli bir kullanıcının hangi Retention Policy’ye sahip olduğunu kontrol edebilirsiniz. Bu komut kullanıcının posta kutusuna atanan Retention Policy’yi gösterir.

Aşağıdaki Exchange Management Shell komutu ile Exchange Kuruluşu içinde bulunan bütün kullanıcılara uygulanan Retention Policy ‘leri kontrol edebilirsiniz. Bu komut bütün posta kutularına atanan Retention Policy leri gösterir.

4.2 Retention Policy İçindeki Retention Tags’i Görme

Eğer bir Retention Policy’nin hangi Retention Tags’leri içerdiğini görmek istiyorsanız, aşağıdaki komutu çalıştırabilirsiniz. Bu Exchange Management Shell belirli bir Retention Policy’nin hangi Retention Tags’leri içerdiğini gösterir.

Bütün Retention Policy listelemek için aşağıdaki Exchange Management Shell komutu kullanabilirsiniz.

4.3 Retention Policy ve Exchange Database ilişkisi

Exchange Server üzerinde oluşturmuş olduğumuz Retention Policy ‘leri yönetmek ve Exchange kuruluşuna dağıtmak için birden fazla yöntem bulunmaktadır. Kimi Retention Policy ‘ler kullanıcı bazlı oluşturulurken kimi Retention Policy ‘ler belirli bir amaç için oluşturulmaktadır ve oluşturulan Retention Policy ‘leri kullanıcılara bağlayabildiğimiz gibi belirli bir Exchange Database içinde bulunan bütün kullanıcılara da bağlayabilmekteyiz.

Retention Policy ‘lerin hangi kullanıcı ve hangi Exchange Database bağlı olduğunu görebilmek için birden fazla yöntem bulunmaktadır ve bazı yöntemleri aşağıda sizler için örnekledik.

Eğer belirli bir Exchange Database üzerindeki kullanıcıların Retention Policy’lerini görmek istiyorsanız aşağıdaki Exchange Management Shell komutlarını kullanabilirsiniz.

Öncelikli olarak kullanıcının hangi Exchange Database içinde barındığını görmek için aşağıda ki komutu çalıştıracağız.

Kullanıcımızın barınmış olduğu Exchange Database ‘i öğrendikten sonra aşağıda ki Exchange Management shell komutunu çalıştıracağız.

4.4 Hangi Kullanıcıya ve Database’e Hangi Retention Policy Uygulanmış?

Yukarıda paylaşmış olduğumuz Exchange Management Shell komut ‘larının özet ve uygulama alanlarını aşağıda ki tablo içinde özetledik.

5. Default Retention Tag ve Retention Policies İlişkisi

Exchange Server üzerinde oluşturulan Default Retention Tag daha sonradan oluşturulan Retention Policy’ye dahil edilebilir. Eğer bir Exchange Server Retention Policy oluşturulursa, bu politika Default Retention Tag’i içerebilir ve bu, organizasyon genelinde geçerli olabilir.

Aşağıda hazırlamış olduğumuz tablo içinde Retention Tags ve Retention Policies Arasındaki Farkları ve kullanım alanlarını sizlere paylaştık.

Ancak, kullanıcılar belirli klasörlerde farklı Retention Tags kullanabilir. Bu durumda, Default Retention Tag yalnızca kullanıcı özel bir tag atamadığında geçerli olur.

Özet ile Default Retention Tag, Exchange Server’da posta kutularına otomatik olarak uygulanan, belirli bir saklama süresi ve işlem türünü belirleyen bir etikettir. Bu tag, organizasyonların veri yönetiminde tutarlılık sağlamak için kullanılır ve kullanıcıların belirli saklama politikalarına tabi tutulmamış öğeleri için geçerli olur.