Her kuruluş verimli bir çalışma ortamına sahip olmak için çalışanlarının sağlıklı olmasını ister. Bir şirket, işe alacak olduğu personelin son bir sene içinde kaç sefer hastaneye gittiğini ve hangi hastalıklar için gittiğini, sene içinde ne kadar hastalandığını, tekrar eden hastalığa yada bulaşıcı bir hastalığı var mi bunu öğrenmek ister.

Ayrıca personelin, hastane raporlarını suistimal etme potansiyeli var mı? Yaz ayında girip olmuş mu yada kış ayında yanık tedavisi görmüş mü ? Verimli bir çalışma ortamı oluşturmak için bir personeli işe almadan önce bu bilgileri öğrenmek isteyebiliriz.

Fakat, bu verileri topladıktan sonra saklama ve koruma sorumluluğuna da sahip olmaktayız. Kvkk Kapsamına göre bu verileri toplamanız da bir sakınca bulunmamakta fakat idari tedbirlerde önerilen çok fazla gereksiz verinin de alınmaması.

Örnek senaryo, eskiden şirketler işe giriş sırasında akçiğer grafisi isterdi. Bu veri, bir insanın sahip olacağı milyonlarca hastalıktan sadece birazını tespit eden bir veri. Bu rapor eski diyorum çünkü eskiden daha sınırlı hastalıklar vardı ve akçiğer grafisi de en bilinen rapordu. Şimdilerde saymaya kalksak bu sıra bitmez ve bu verilerin bir çoğunu da istesek bile alamayız.

Akçiğer raporunun eskilerden beri istenmesinden ki nedeni inceleyelim. Maden işi yapacak personel işe alabilirsiniz, fabrika da toz-toprak içinde çalışacak personeli işe alabilirsiniz yada kimya, plastik işlerinde çalışacak bir personel arayışınız olabilir. Almış olduğunuz bu personel Mavi yakadır ve bu rengi unutmayalım.

Mavi yaka personel, çalışmış olduğu süre içinde rahatsızlandı ve şirketinizi dava etti. Çalışmış olduğum süre içinde ben bu hastalığa sahip oldum diye bilir ve şirketinize tazminat davası açabilir. Sizde, personelinizi işe almadan önce personelinizden almış olduğunuz bu rapor ile savunmanızı yaparsınız.

Belkide personel, gerçekten bu hastalığa sahipti ve sizden tazminat almak için bu işi kabul etti. Bu riski ortadan kaldırmak için bu raporu yada çalışmış olduğunuz sektöre bağlı olarak başka raporları isteme hakkınız bulunmakta.

Kişisel Verileri Azaltılma bölümünde kimlik verileri üzerine çalışma yapmış ve burada ihtiyaç duyulmayan verilerin alınmamasını önermiştik. Bu senaryoda ise önerimiz, mavi yakadan almış olduğunuz verileri beyaz yaka personelinden istemeyin önerimizdir.

Mavi yaka ağır işte çalışırken ve bir çok rahatsızlığa sahip olma ihtimali varken beyaz yakanın risk sayısı daha az.

Günümüzde beyaz yaka çalışanları için de istenilmesi gerekli olan başka-başka raporlar bulunmakta onları biz burada dile getirmeyelim.

Önerimiz; İdari uyum kapsamında şirketin çalışmış olduğu sektör ve departman özelinde çalışmaların yapılması ve verilerde azaltma işleminin hayata geçirilmesi. İdari uyum süreci  sağlıklı bir şekikde gerçekleştirildikten sonra uygulama kısmında bu verilerin azaltılması çok daha kolay bir süreç. İdari uygulama kısmında yapılacak olan bu çalışma, ihtiyaç duyulmayan verinin toplanmasını engelleyecek ve teknik uygulama da iş gücünü hafifletecek.

İdari uyum ve uygulama tarafında yapılan bu çalışmalar teknik uygulamalara da etki edecek gereksiz yere büyük veriye sahip olmayacak, ihtiyaç fazlası veri depolama havuzları, bilgi işlem birimleri ve yazılımları satın almayacak ve şirket bütçesinde tasarrufa gideceksiniz.