Exchange Server Personel Tags

Exchange Server  Personel Tags (Kişisel Saklama Etiketleri) Messaging Records Management (MRM) sürecinin temel bileşenlerinden biridir ve Exchange Server’da e-posta öğelerinin yönetilmesini sağlayan etiketlerdir.

Bu etiketler, belirli bir öğe türünün ne kadar süreyle saklanacağını ve sonrasında ne yapılacağını belirler. Retention Tags, e-posta öğelerinin saklama süresini ve sonraki işlem (silme, arşivleme vb.) adımlarını tanımlar.

Exchange Server Exchange Server  Personel Tags makalesi içinde aşağıda ki bilgilere ulaşacaksınız.

1. Personal Retention Tags Nedir?

Personal Retention Tags (Kişisel Saklama Etiketleri), Exchange Server’da, kullanıcıların kendi posta kutularındaki belirli klasörler için saklama politikalarını belirlemek amacıyla kullandıkları saklama etiketleridir.

Bu etiketler, organizasyonun genel saklama politikasına ek olarak, kullanıcıların kendi posta kutularında daha kişiselleştirilmiş saklama kuralları oluşturmasına olanak tanır.

Personal Retention Tags, kullanıcılara kendi posta kutularındaki belirli klasörlerde e-posta öğelerini saklama sürelerine göre düzenlemelerine olanak tanır ve bu etiketler, organizasyonun Default Retention Tag’ değerinin yerine geçebilir ve yalnızca belirli bir kullanıcı veya klasör için geçerli olur.

Personal Retention Tags sayesinde kullanıcılar, örneğin Sent Items veya Deleted Items gibi klasörlerdeki öğeleri, organizasyon politikasından bağımsız olarak farklı saklama süreleriyle yönetebilirler.

3.2.1 Personal Retention Tags Özellikleri Nelerdir?

Personal Retention Tags Kullanıcı Bazında oluşturulur ve kullanıcıların kendi posta kutularında, belirli klasörler için saklama politikalarını belirlemelerine olanak sağlar.

Organizasyon Politikalarından Bağımsızdır ve Kişisel saklama etiketleri, organizasyonun genel saklama politikasına müdahale etmeden yalnızca ilgili kullanıcı ve klasör için geçerlidir.

Personal Retention Tags Klasör Bazında Tanımlanabilir, Kullanıcılar, bu etiketleri yalnızca belirli klasörlere (örneğin Inbox, Sent Items, Deleted Items) atayabilir.

3.2.2 Personal Retention Tags Kullanım alanları nelerdir?

Personal Retention Tags ile Kullanıcı İhtiyaçlarına Göre Saklama Süresi Belirleyebiliriz. Kullanıcılar, örneğin Sent Items klasöründeki e-posta öğelerini 1 yıl sonra arşivlemeyi, ancak Deleted Items klasöründeki öğeleri 30 gün sonra silmeyi isteyebilirler.

Personal Retention Tags ile Özel Klasörler İçin Yönetim sağlayabiliriz. Bir kullanıcı, kişisel bir klasöründe saklama sürelerini belirlemek isteyebilir. Bu durumda, yalnızca o klasöre uygulanacak kişisel bir tag kullanılabilir.

Personal Retention Tags ile Organizasyon Politikalarının Üzerine Ekstra Kontrol: Organizasyon genellikle tüm posta kutularında 3 yıl saklama ve ardından silme politikası uygular, ancak bir kullanıcı belirli klasörleri daha uzun süre saklamak isteyebilir. Bu durumda, kişisel saklama etiketi devreye girer.

3.2.3 Personal Retention Tag ve FolderScope İlişkisi nedir?

Bir Personal Retention Tag oluşturduğunuzda, hangi klasöre uygulanacağını belirtmek için FolderScope parametresini kullanabilirsiniz. Bu sayede yalnızca belirli klasörlere uygulanacak şekilde kişisel saklama etiketi yaratabilirsiniz.

3.2.4 Personal Retention Tag Örnek Komutları

Sent Items Klasörü İçin 2 Yıl Saklama ve Ardından Arşivleme

Bu komut, Sent Items klasöründeki öğelerin 2 yıl boyunca saklanmasını ve ardından arşivlenmesini sağlar.

• Name: Tag’in adı (“2 Year Archive Sent Items”).
• Type Personal: Kullanıcının posta kutusundaki öğelere uygulanacağını belirtir.
• AgeLimitForRetention 730: Öğeler 730 gün (2 yıl) sonra arşivlenir.
• RetentionAction MoveToArchive: Öğeler arşivlenir.
• FolderScope SentItems: Bu tag yalnızca Sent Items klasörü için geçerlidir.

Deleted Items Klasörü İçin 30 Gün Saklama ve Ardından Silme

Bu komut, Deleted Items klasöründeki öğelerin 30 gün boyunca saklanmasını ve sonra silinmesini sağlar.

• Name: Tag’in adı (“30 Days Delete Deleted Items”).
• Type Personal: Kullanıcının posta kutusundaki öğelere uygulanacağını belirtir.
• AgeLimitForRetention 30: Öğeler 30 gün sonra silinir.
• RetentionAction Delete: Öğeler 30 gün sonra silinir.
• FolderScope DeletedItems: Bu tag yalnızca Deleted Items klasörü için geçerlidir

Inbox Klasörü İçin 1 Yıl Saklama ve Sonrasında Silme

Bu komut, Inbox klasöründeki öğelerin 1 yıl boyunca saklanmasını ve ardından silinmesini sağlar.

• Name: Tag’in adı (“1 Year Delete Inbox”).
• Type Personal: Kullanıcının posta kutusundaki öğelere uygulanacağını belirtir.
• AgeLimitForRetention 365: Öğeler 365 gün (1 yıl) sonra silinir.
• RetentionAction Delete: Öğeler 1 yıl sonra silinir.
• FolderScope Inbox: Bu tag yalnızca Inbox klasörü için geçerlidir

3.2.4 Personal Retention Tag ve Organizational Retention Policies İlişkisi

Personal Retention Tags, organizasyonel saklama politikaları ile birlikte çalışabilir. Ancak, organizasyon tarafından belirlenen Default Retention Tag veya Retention Policy’ler daha geniş bir alanda geçerlidir.

Kullanıcı, Personal Retention Tags’i kendi posta kutularında uygulayarak, organizasyonun belirlediği saklama politikasına ek olarak daha spesifik kontrol sağlar.

Personal Retention Tags, kullanıcıların kendi posta kutularındaki öğeleri, belirli klasörlerdeki saklama sürelerine göre yönetmelerine olanak tanır. Kullanıcılar, kendi ihtiyaçlarına göre belirli klasörlerde saklama kurallarını özelleştirebilir ve organizasyonun genel saklama politikasını ihlal etmeden, kişisel yönetimlerini gerçekleştirebilirler.

3.2.5 Kullanıcıların Personal Retention Tag kullanması

Microsoft Exchange Kuruluşunda oluşturmuş olduğunuz Exchange Server Personel Tags ‘ları kullanıcılar kendi posta kutularına bağlayabilirler ve Exchange yöneticilerinin oluşturmuş olduğunuz Personal Retention Tags ‘ları kullanabilirler.

Yöneticilerinin oluşturmuş olduğu Exchange Server Personel Tags ‘ları iki farklı yöntem ile kendi posta kutularına bağlayabilirler.

3.2.5.1 OWA Kullanarak

Son kullanıcı, Exchange yöneticilerinin oluşturmuş olduğu bir Personal Retention Tags ‘i OWA arayüzünden belirli bir klasöre bağlayabilir.

Yukarıda ki örnekte, kullanıcımız Exchange yöneticilerinin oluşturmuş olduğu Exchange Server Personel Tags  ‘leri görebilmekte ve ihtiyaç duymuş olduğu politikayı kendi posta kutusuna bağlayabilmektedir.

3.2.5.2 Outlook Kullanarak

Son kullanıcı, Exchange yöneticilerinin oluşturmuş olduğu bir Exchange Server Personel Tags ‘i Outlook üzerinden belirli bir klasöre bağlayabilir.

Yukarıda ki örnekte, kullanıcımız inbox klasörü için oluşturulan Exchange Server Personel Tags ‘i kendi inbox klasörüne bağlayabilmektedir.

3.2.5.3 Exchange Yöneticisinin bağlaması

Bazı durumlarda Exchange yöneticisi belirli, özel kullanıcılar için ayrıcalıklı Personal Retention Tags oluşturmak ve bu oluşturulan Personal Retention Tags ‘i bir RetentionPolicy ‘ile kullanıcıya ek iş yükü getirmeden yapmak durumunda kalabilir.

Örnek olarak, şirket içinde yönetim kurulunda olan, icra kurulu üyesi olan ayrıcalıklı bir kullanıcının posta kutusu üzerinde işlem yapma ihtiyacı duyabilir. Örnek senaryo aşağıda paylaşılmıştır.

• ilk adım olarak Personal Retention Tag oluşturma işlemi ve bu komut Inbox klasörü için 1 yıl saklama süresi tanımlayarak, e-postaların arşivlenmesini sağlar.

• ikinci adım olarak Retention Policy oluşturma işlemi ve bu komut  yukarıda oluşturduğumuz Retention Tag’i içeren bir Retention Policy oluşturur.

• üçüncü adım olarak Kullanıcıya Retention Policy atama ve bu komut da fatih@pera.net.tr posta kutusuna Retention Policy’yi atar.

Bir kullanıcı mevcut Personal Retention Tags’i kendi posta kutusuna bağlamak için Exchange yöneticisi tarafından atanmış olan Retention Policy’yi kullanır. Yöneticiler, PowerShell komutlarıyla Retention Policy ve Retention Tags’i oluşturur ve bu etiketler, kullanıcıya posta kutusu üzerinden otomatik olarak uygulanır. Kullanıcılar, Outlook veya OWA üzerinden bu etiketi sınırlı olarak görebilir ve e-posta öğeleri üzerinde saklama politikalarını uygulayabilirler